即上级机关和领导者在系统内自上而下地传递信息
沟通, 简言之就是互相了解各自的情况。在执行过程中, 沟通也是一个不可缺少的环节。所谓执行中的沟通, 是指执行人员对共同任务和问题获得共识的方法和程序, 实际上也是一种交流思想、互通信息、统一认识的过程。沟通对于执行的各个环节都具有十分重要的作用：它是决策的先决条件, 正确的决策来源于大量的信息交流; 它是指挥的必经之路, 任何指挥活动都离不开指示命令的上传下达; 它是协调的重要工具, 只有沟通思想, 人们才能互相配合, 协调一致; 它是控制的重要依据, 通过信息反馈才能纠正偏差行为。此外, 沟通对于改善人际关系, 鼓舞士气, 堵塞小道消息, 防止思想混乱等等, 具有不可低估的作用。
沟通的类型可以有多种划分, 最常见的是按信息传递的流向不同, 划分为以下四种：第一, 下行沟通。即上级机关和领导者在系统内自上而下地传递信息。例如, 传达政策文件, 发布命令、通告, 下达工作指示等等, 都属于下行沟通。这类沟通的目的是使" 上情下达" 。第二, 上行沟通。即自下而上的信息传递, 亦称反馈。是一种汇报型的沟通, 诸如汇报、请示, 反映实际情况, 提出建议和批评等等。其目的是使" 下情上达" 。第三, 平行沟通。即同级机构或人员之间的信息交流。这是一种横向的、协调型的沟通, 诸如各部门之间的通报情况, 联席会议共商合作事宜, 同事之间交换意见和看法等等。平行沟通以会商和协商为主, 其目的在于取得互相支持与合作。第四, 外向沟通。即组织与其他组织、群众之间的信息交流。
上述四种沟通类型, 都是通过正式机构或明文规定的正式途径进行的信息传递与交流, 均属于正式沟通。在执行活动中, 除了正式沟通之外, 还有非正式沟通存在。非正式沟通, 主要是执行人员通过各种非正式途径的信息交流, 诸如社交活动、私人往来、聚会闲聊、小道消息的传播等等。对非正式沟通, 既要加以利用, 又要正确引导, 使其趋利除弊, 为正式沟通服务。
沟通是人们之间交换行政信息的过程, 它既可以采取语言沟通的方式, 也可以采取非语言沟通的方式, 具体方法有口头沟通、书面沟通、体语沟通及多媒体沟通等。
随意的陈述可能导致不良的结果
领导与员工之间的大多数沟通是建立在口头基础上的。要想把每一条命令、每一项建议都写下来是不切实际的, 也是不可取的。但问题在于很多时候以口头方式发出的简单指示、请求或意见, 被听者彻底地误解了。
不论领导多么准确地表达, 多么精心地措辞, 员工还是会在一些时候误解领导的本意。员工的教育背景、生长地域、智力与培训等等因素, 都可能对他们的理解产生一定的影响。这就是为什么得到口头反馈十分重要。不要太信任从员工那里得到的简短的" 是" 或点头这类回答。他是否完全理解了指示? 指示的内容是什么? 如果员工在领悟指示时" 不够准确" , 尔后会出现什么问题? 你会十分震惊地发现, 有多少次信息是被" 曲解" 了。
领导对这种不良的结果感到非常失望, 而员工却认为自己在忠实地遵循领导的指示行事, 也因此而十分不愉快。
如何减少这种误解呢? 对领导来说, 首先要认识到同基层员工和高层管理者对话时必须谨慎小心。要具体而准确, 任何不经过周密思考的陈述都可能导致不良的结果。
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